Viele Hände zum Zupacken: Das Organisationskomitee SAIL 2020

Die SAIL Bremerhaven 2020 liegt nur noch wenige Monate entfernt. Meldungen rund um das maritime Großereignis, das die schönsten Windjammer der Welt im 5-Jahres-Takt an die Weser führt, bewegen die Stadt. Immer wieder fällt dabei auch der Begriff des Organisationskomitees (OK). Doch wer oder was steckt hinter diesem „OK“ und welche Aufgaben hat es zu Sail 2020? Ich habe mir das mal etwas genauer angeschaut und will versuchen, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen.

Planung, Entscheidung und Sicherheit

So viel kann schon mal verraten werden: das Organisationskomitee ist ein Zusammenschluss der höchsten Entscheider aller an der SAIL beteiligten Institutionen, Organisationen, Dienst-, Verwaltungsstellen und Behörden. Wahrscheinlich hattet ihr etwas in dieser Richtung auch schon vermutet. Wohl auch, dass dort neben den Festplanern und der Politik auch Polizei, Feuerwehr und Katastrophenschutz vertreten sind – Sicherheit ist schließlich Trumpf. Immer. Dass das Gremium bedarfsweise bis zu 52 Personen umfasst, habt ihr aber sicher nicht vermutet.

Blaulicht
Sicherheit spielt immer eine große Rolle, das gilt selbstverständlich auch auf der SAIL 2020 (c) Marco Butzkus

Befähigung, Befugnis und Entscheidungsgewalt

Bevor wir nun etwas genauer darauf schauen, warum da so viele Verantwortliche mit am Tisch sitzen und welche Aufgaben an eben jenem bewältigt werden müssen, tauchen wir ganz kurz in die Historie der SAIL ein. Das Exklusiv-Komitee wurde nämlich erstmals 1983 ins Leben gerufen. Damals, zur Planung des Bremerhavener Jahrhundertereignisses SAIL‘86. In der Vorarbeit zu dem Riesenspektakel, das seinerzeit ja noch komplettes Neuland war, wurde schnell klar, dass es ein kompetentes, schnelles und umkompliziert handelndes Team von Entscheidern braucht, um die Mammutaufgabe „wuppen“ zu können. Ein Gremium, das die Befähigungen und Befugnisse hat, wichtige Entscheidungen unter direkter Abwägung aller relevanten Fakten und ohne zusätzliche Rückfragen zu treffen. Der Zweck: Aufgaben lösen bevor sie sich zu bürokratischen Problemen entwickeln können. Die Idee hat sich bewährt. Erstaunlich ist allerdings, was dabei heute alles bedacht werden muss. Im ersten OK saßen noch ein gutes Dutzend Personen. Heute sind es etwa viermal so viele.

Vorsitz, Repräsentanz, Diplomatie und Etikette

Der Besuch des Bundespräsidenten braucht gute Vorbereitung: Die Planung liegt bei der Protokollchefin der Stadt Bremerhaven © Marco Butzkus

Durch den Stadtverordnetenvorsteher, den Oberbürgermeister und den Bürgermeister sind hohe Vertreter aus Kommunalpolitik und Magistratsspitze im OK vertreten. Oberbürgermeister Melf Grantz hält zugleich auch den Vorsitz des Komitees. Der Organisationschef der SAIL und die Protokollchefin der Stadt Bremerhaven teilen sich gemeinsam dessen Geschäftsführung. Beim Protokoll der Stadt liegt zudem eine ganz besonders spannende Aufgabe, die sehr viel Fingerspitzengefühl und Diplomatie erfordert. Hier wird das Drehbuch zum Besuch des Schirmherren der SAIL 2020, Bundespräsident Dr. Frank-Walter Steinmeier, geschrieben. Darüber hinaus werden an dieser Stelle sämtliche Empfänge geplant und organisiert, die von der Stadt zu dem Großereignis ausgerichtet werden.

Vier Akteure in den Häfen

Im Hafen läuft es wie bei einem Schlepperballett: Alle arbeiten kraftvoll und koordiniert Hand in Hand © Katrin Leverentz

Im Hafen laufen alle Fäden beim Hansestadt Bremischen Hafenamt (HBH) zusammen. Hier managed man die Liegeplatzvergabe. Sorgt also dafür, dass alle Schiffe in allen Häfen richtig liegen können. Außerdem bedient man hier auch die Brücken und Schleusen im Überseehafengebiet und im Fischereihafen und sorgt zudem für die Verkehrslenkung in den Häfen. Am Alten und Neuen Hafen passiert das in Rücksprache mit der Bremerhavener Entwicklungsgesellschaft Alter / Neuer Hafen (BEAN), die für die Verkehrssicherung zuständig ist, weil das Areal nicht zum Hoheitsgebiet des Überseehafens gehört. Die BEAN stellt auch die Bedienung der Schleuse Neuer Hafen sicher, deren Betrieb bei den SAIL-Besuchern so beliebt ist, dass sie schon fast einen eigener Programmpunkt bilden. Die Hafenmanagementgesellschaft bremenports ist dafür zuständig, dass im Vorfeld alles Technische erledigt ist, damit ein fehlerfreier Hafenbetrieb gewährleistet werden kann. Sie sorgt für die richtigen Wassertiefen an den Kajen und die regelmäßige Wartung der Hafentechnik. Zudem stellt sie das Personal, das für die Öffnung der drei Brücken am Alten Hafen benötigt wird. Im Fischereihafen, in dem sich ja ein zweiter Veranstaltungsort, Park+Ride Flächen und diverse Schiffsliegeplätze befinden, kümmert sich die Fischereihafen Betriebsgesellschaft (FBG), die auch Betreiber des Schaufenster Fischereihafen ist, um alle Belange der Verkehrssicherheit.

Jedem Boot seinen Anker

Damit man auch den vielen Sportbootfahrern, die zur SAIL nach Bremerhaven kommen möchten, rechtzeitig einen schönen Platz an den Kajen und Stegen der Seestadt anbieten kann, hat sich in der Vergangenheit die Zusammenarbeit mit den Bremerhavener Wassersportvereinen Weser-Yacht-Club, Nordsee-Yachting und dem Wassersportverein Wulsdorf bewährt.

Damit Bilder wie diese entstehen können muss jeder Bootsliegeplatz genauestens geplant werden © Kai Niklas Rommel

Wer darf was und wo?

Das Bürger- und Ordnungsamt, als Hauptgenehmigungsbehörde der Stadt Bremerhaven, hat bei der SAIL eine Schlüsselposition. Alle Aktivitäten, die im Rahmen der SAIL im öffentlichen Raum stattfinden sollen, und genehmigungspflichtig sind, oder in den öffentlichen Raum der Stadt eingreifen, müssen hier genehmigt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Ausschankgenehmigung, die Erteilung einer Sonderparkerlaubnis, eine Durchfahrtsgenehmigung oder um Parkraumüberwachung handelt – das Bürger- und Ordnungsamt sagt was geht und was nicht. Und selbstverständlich achtet man an dieser Stelle auch während der SAIL genau darauf, dass sich alle daran halten, was vereinbart wurde. Ein Platz im OK ist also selbstredend.

Liasons und Marine

Eine besonders wichtig Rolle in der Betreuung der Schiffe und ihren Mannschaften spielen die Liasonoffiziere – die persönlichen Schiffsbetreuer. Diese ehrenamtlichen Helfer sind so etwas wie die guten Geister der SAIL und sorgen dafür, dass es den Crews an Bord der Schiffe an nichts fehlt. Liasons sind immer ansprechbar und helfen schnell und unkompliziert bei allen Bedürfnissen und Belangen die an Bord anfallen. Das kann die Organisation eines Notfalltermins bei einem Zahnarzt oder der Fahrdienst zu selbigen sein oder auch die Beschaffung eines Ersatzkühlschranks, falls der alte in der Mannschaftsmesse seinen Dienst quittiert haben sollte. Bei Staatsschiffen müssen diese Kümmerer einen militärischer Hintergrund haben und werden von der Marineoperationsschule (MOS) gestellt. Die MOS unterstützt auch tatkräftig bei der Akquise sogenannter Staatsschiffe. Fast alles geschieht hier in Absprache mit anderen SAIL-Akteuren.

Ein Fest an zwei Spielorten

Bremerhavener wissen natürlich, dass die SAIL2020 in der ganzen Stadt gefeiert wird. Selbstverständlich gibt es aber ein Festgelände, das in den Havenwelten zwischen Innenstadt und Weserdeich liegt. Zudem gibt es auch noch einen zweiten offiziellen Veranstaltungsort: das Schaufenster Fischereihafen, das im Süden der Stadt liegt. Der Tourismus-Spot am alten Fischereihafen bietet Schiffe und ein attraktives Unterhaltungsprogramm. Für die Koordination zwischen den beiden Flächen ist ein Höchstmaß an Informationsaustausch nötig.

Menschen im Schaufenster Fischereihafen
Das Schaufenster Fischereihafen ist der zweite offizielle Veranstaltungsort der SAIL 2020 © Marco Butzkus

Busse, Straßen und Brücken

Ganz besondere Höchstleistungen werden auch von allen Akteuren verlangt, die mit dem Bereich Verkehr zu tun haben. Da wäre vor allem BremerhavenBus, das als kommunales ÖPNV-Unternehmen dafür sorgt, dass die Busse wie am Schnürchen durch die Stadt fahren. Gewünschterweise sollen nicht nur die Menschen aus Bremerhavener ihre Autos stehen lassen und stattdessen den Bus nehmen. Auch Gäste von außerhalb sind mehr als gut beraten, bei der Anreise mit dem eigenen Auto auf eine der großzügigen P+R-Flächen auszuweichen, die hervorragend mit Bussen an das Festgelände angebunden sind. Damit die Busse (und natürlich auch der Individualverkehr) bestens durch die Stadt und über ihre Brücken gelangen können, sitzt das Amt für Straßen und Brückenbau am Tisch. Hier werden alle möglichen Verkehrsengpässe und mögliche Baustellen die es zur SAIL in der Stadt geben könnte mit eingedacht und gegebenenfalls auch Ampelsteuerungen angepasst.

Eine gute Verkehrslenkung ist bei Großveranstaltungen wie der SAIL das A und O © Marco Butzkus

Freie Fahrt und Grenzkontrolle an einem Tisch

Bei einer Großveranstaltung wie der SAIL, zu der ja sehr viele Gäste aus dem In- und Ausland erwartet werden, sind natürlich auch Bundesbehörden involviert. Beispielsweise das Wasserstraßen- und Schifffahrtsamt Weser-Jade-Nordsee, das hier am Standort Bremerhaven für die schifffahrtspolizeilichen Aufgaben verantwortlich ist. Die Weser ist eine stark befahrene Bundeswasserstraße, vergleichbar mit einer Bundesautobahn, nur eben für Schiffe. Wer sich hier bewegt, macht das nach klaren Regeln. Die Zuständigkeit dafür, dass diese Regel etwa von Brake bis Wangerooge eingehalten werden, liegen beim WSA. Wenn am Mittwoch zum SAIL-Auftakt die vielen Windjammer zur großen SAIL-In-Parade den Fluss hoch segeln, wird dort mit Argusaugen darauf geachtet, dass ihnen keine anderen Schiffe in die Quere kommen. Eine weitere Bundesbehörde, die zur SAIL reichlich zu tun hat, ist der Zoll. Die Grenzschützer kümmern sich überwiegend darum, dass die vielen internationalen Schiffe, die Bremerhaven im Rahmen des Festes ansteuern, zolltechnisch behandelt und abgewickelt werden. Ausführende Hand und langer Arm des Gesetzes bei allem, was auf der Weser vor sich geht ist übrigens die Wasserschutzpolizei.

Achten auch bei der SAIL darauf, dass alles in den richtigen Bahnen läuft: der Zoll © Helmut Gross

Liegeplatz und Paradetribüne

Das Columbus Cruise Center Bremerhaven wird während der SAIL2020 Ein- und Aussteigebahnhof für viele Kreuzfahrtgäste sein. An der Kaje wird darüber hinaus auch ein Hotelschiff liegen, das SAIL Touristen eine Kabine anbietet. Zudem ist die gut 400 Meter lange Besuchertribüne des Kreuzfahrtterminals, während das SAIL-IN Parade, einer der besten Aussichtspunkte, an dem die Schiffe beim „Einsegeln“ entlangfahren werden.

Besuchergalerie
Die Besuchertribüne des Columbus Cruise Center Bremerhaven bietet zur SAIL-Einlaufparade eine tolle Aussicht © Marco Butzkus

SAIL-Vergnügen ohne Handicap

Das Amt für Menschen mit Behinderung achtet darauf, dass die Belange von Menschen mit Behinderungen berücksichtigt werden. Schließlich soll jeder, trotz möglicher persönlicher Einschränkungen, einen schönen SAIL Aufenthalt in Bremerhaven genießen können. Um das zu gewährleisten muss bei jeder Entscheidung darauf geachtet werden, ob beispielsweise eine Barrierefreiheit möglich ist oder ob auch alle entsprechenden Gesetzesgrundlagen eingehalten werden.

Das Amt für Menschen mit Behinderung sorgt für eine möglichst barrierearme SAIL Bremerhaven 2020 © Marco Butzkus

Sport, Freizeit und Kultur

Sportliche Bewegung und Wettkämpfe sind bei den Crewmitgliedern der Schiffe eine beliebte Abwechslung im Tagesablauf © Marco Butzkus

Sport, Bewegung und Teamgeist sind auch bei Veranstaltungen wie der SAIL wichtig, schließlich sind hier mehrere tausend Seeleute über einige Tage an einem Ort versammelt. Das Sport- und Freizeitprogramm, dass die Crewmitglieder auf Trapp halten soll, wird von der ersten Stunde an vom Amt für Sport und Freizeit organisiert. Dreh- und Angelpunkt ist die Mannschaftsolympiade, bei man sich die Teilnehmer mit großer Hingabe und reichlich Siegeswillen in Kategorien wie Fußball oder Tauziehen miteinander messen können. Auch das städtische Kulturamt ist mit im OK vertreten. Es unterhält während der gesamten Veranstaltung eine eigene Bühne am Neuen Hafen.

Musik direkt am Deich

Die tollen Konzerte auf der Seebäderkaje werden von der Stadthalle organisiert © Marco Butzkus

Die prominenteste Bühne der SAIL steht direkt auf der Seebäderkaje. Hier werden an den Festtagen so schillernde Gäste wie Chaka Khan oder Sarah Connor auftreten. Die Verantwortung für dieses Bühnenprogramm hat die Stadthalle Bremerhaven.

Von Machern und helfenden Hände

Bei der Erlebnis Bremerhaven werden alle Planungen und Vorgaben des Organisationskomitees erfüllt und umgesetzt © Marco Butzkus

Wesentlich für das Fest sind natürlich diejenigen, die die SAIL in die Praxis umsetzen müssen. Das sind die Mitarbeiter der Erlebnis Bremerhaven GmbH. Hier werden Schiffe akquiriert, das Programm und der gesamte Festaufbau mit allem was dazu gehört geplant, koordiniert und umgesetzt. Hier kümmert man sich auch um das notwendige Marketing, die Pressearbeit, den Vertrieb von SAIL-Angeboten und das Anwerben von Sponsoren und Unterstützern.

Die fleißigen Katastrophenschützer

Neben ihrer Einsatzfähigkeit im Ernstfall – wann immer eine helfende Hand gebraucht wird, ist das Technische Hilfswerk – kurz THW – nicht weit. Schnell und emsig wie die Bienen und dabei völlig unbürokratisch unterstützen die „blauen Helferlein“ das Fest auf jede nur erdenkliche Weise. In vielen Themen sind zudem das Fachwissen und die Erfahrungen des THW gefragt.

Keine Sorge wegen der Entsorgung

Auch die Müllentsorgung ist bei der SAIL ein großes Thema, das Abstimmung benötigt. © Marco Butzkus

Die Entsorgungsbetriebe Bremerhaven (EBB) und die Bremerhavener Entsorgungsgesellschaft (BEG) haben bei einer Großveranstaltung wie der SAIL erwartungsgemäß alle Hände voll zu tun. Täglich werden etwa 200.000 Menschen auf das Fest gehen um dort ihren Spaß zu haben. Damit der Müll, der dabei entsteht, nicht zu einem Problem wird, muss die Entsorgung idealerweise so funktionieren, dass weder die Festbesucher noch der Festablauf selber davon gestört werden. Dazu benötigt es sehr detaillierter Abstimmung mit anderen Verantwortlichen und ein immer wieder kluges Durchdenken der einzelnen Schritte von A bis Z. Die Durchfahrtshöhen, Zufahrtsbreiten, Rangierflächen und Zuwegungen zu den Schiffen müssen in der Logistik und beim Festaufbau mitberücksichtigt werden, damit nichts in Stocken gerät und alles wie ein gutgetakteter Schiffschronometer läuft. Es wäre schließlich nicht auszudenken was passiert, wenn ein Müllwagen plötzlich nicht mehr zu einem Schiff vordringen kann, weil eine Bierbude im Weg steht oder Teile von Fahrgeschäften in den Zufahrtsweg ragen.

Keinesfalls vergessen werden sollte der Vertreter der Sail Training International (STI), der natürlich auch einen Platz am OK-Tisch hat. Der internationale Dachverband der nationalen Sail Training Associations (STA) organisiert die Tall Ships‘ Races und ist damit letzten Endes dafür verantwortlich, dass die Seestadt den Zuschlag zu Ausrichtung der SAIL 2020 in Bremerhaven erhalten hat.

Viele Köpfe für kluge Gedanken

Ich hoffe, es ist mir verständlich gelungen die vielen Bereiche aufzuführen, die bei einem so großen Fest aufeinander Einfluss haben. Vielleicht bleibt bei einigen ganz am Ende der Liste dennoch die Frage, warum es all diese Akteure an einem Tisch braucht, um eine SAIL zu planen. Dazu kann man nur sagen, dass die Zusammenhänge, die bei einem so großen Fest ineinandergreifen, so komplex sind, das es viele Köpfe braucht, um alles klug zu denken. Ahoi!

Organisationskomitee Sail Bremerhaven 2020
Die Denker und Lenker der SAIL Bremerhaven: Das Organisationskomitee (c) Wolfhard Scheer

Text: Marco Butzkus