Endlich ist es soweit! Die SAiL Bremerhaven, das Festival der Windjammer, beginnt! Alle fünf Jahre nehmen die stolzen Windjammer aus aller Welt Kurs auf Bremerhaven. Dicht an dicht säumen sie die Kajen der Seestadt. Die Besatzungen freuen sich darauf, euch beim Open Ship an Bord begrüßen zu dürfen. Erkundet Segel- und Traditionsschiffe vom Deck bis zur Brücke und fachsimpelt mit der Crew. Solch ein maritimes Großereignis erfordert eine Menge Planung und Organisation. Deshalb lautet der geflügelte Spruch bei der Erlebnis Bremerhaven, dem Veranstalter der SAiL Bremerhaven: „Nach der SAiL ist vor der SAiL“. Und in der Tat ist es so, dass die Schiffe beim Auslaufen schon das „Save the date“ für die nächste SAiL Bremerhaven von uns überreicht bekommen.
Um den teilnehmenden Schiffen, den Crews, euch und den Bremerhavenerinnen und Bremerhavenern ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten, wird schon lange vor Veranstaltungsbeginn geplant, organisiert, gewerkelt, gemacht und getan. Das meiste davon geschieht hinter den Kulissen. Ich möchte euch heute mal einen Einblick geben, was unser hochmotiviertes Team zusammen mit dem Geschäftsführer Michael für die SAiL Bremerhaven alles auf die Beine stellt.
SAiL Bremerhaven – das Festival der Windjammer
Das Festival der Windjammer ist so bedeutend, dass der Bundespräsident die Schirmherrschaft der Veranstaltung übernimmt. Solche hochrangigen Besuche werden frühzeitig angefragt, abgestimmt und bis ins kleinste Detail organisiert. Die Staatsbesuche laufen über den Tisch der Protokollchefin des Magistrats Bremerhaven, Katharina. Die einzelnen Botschaften erhalten eine offizielle Einladung der Stadt Bremerhaven zur SAiL. Bei uns, der Erlebnis Bremerhaven, ist unsere Kollegin Julia für die Schiffe „zuständig“. Sie besucht auswärtige offizielle Veranstaltungen und trifft dort die Militärattachées. Ein zeitaufwändiges Klinkenputzen. Aber die Mühe lohnt sich. Längst ist Bremerhaven beliebter Anlaufhafen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Verantwortlichen wissen, dass sie hier herzlich willkommen und rundum gut versorgt sind.
Zusätzlich werden die Törnschiffe akquiriert. Denn in Bremerhaven wollen wir euch auch einen vollen Hafen mit einem spektakulären Mastenwald präsentieren, wenn einige Schiffe mit Gästen an Bord zu einem Tagestörn auslaufen. Dafür haben die Törnschiffe ihre Liegeplätze in der Regel außerhalb des Haupthafens und hinterlassen keine „Lücken“ an der Kaje, an der sich dicht an dicht die Schiffe aneinanderreihen. Doch damit nicht genug! Es gilt, die Liegepläne zu erstellen. Das geschieht mit maßstabsgetreuen Schiffsmodellen, die am großen Übersichtsplan im Büro hin- und hergeschoben werden, bis alles passt. Doch Vorsicht! Dabei gilt es den Tiefgang der Schiffe und die Wassertiefe zu berücksichtigen.
An Bord werden Freundschaften geschlossen
Während der SAiL Bremerhaven kann Julia natürlich nicht alle Schiffe gleichzeitig betreuen. Dafür greift sie auf ihren Liaison-Pool zurück. Das sind freiwillige Helferinnen und Helfer, die den Schiffen zugeordnet werden. Meist unterstützen diese schon seit Jahren die Veranstaltung. So sind über die Zeit schon echte Freundschaften entstanden. Da jeder Hafen und jede Veranstaltung anders sind, bekommen die Schiffe ein Captains- und ein Crew-Handbook mit allen wichtigen Informationen zum Ablauf und zur Organisation. Dieses wertvolle Handbuch entwickelt unsere Grafikabteilung. Aber nicht nur das. In der grafischen Abteilung erstellen Maja und Greta zig Layouts und Druckwerke. Zuerst einmal natürlich das Logo. Dann aber auch Flyer, Plakate, Abgrenzungsplanen, Programmturmbespannung, Anzeigen, Einladungskarten, Presseausweise, Roll ups, Bühnenwände, Großplakatierungen und vieles mehr.
Schönes und Notwendiges zur SAiL Bremerhaven
Unser Social Media-Team mit Mailin und Melanie versorgt euch natürlich schon lange vor Beginn der SAiL Bremerhaven mit Posting und Reels samt Infos, Rück- und Ausblicken. Dazu wird ein minutiöser Redaktionsplan erstellt, gefilmt, geschnitten und getextet. Das, was später nur eine Momentaufnahme für euch auf Facebook, Instagram und Pinterest ist, frisst eine Menge Zeit. Tanja übernimmt derweil das Community Management und beantwortet eure Fragen rund um die SAiL Bremerhaven.
Gleichzeitig werden die Printmedien, das Radio und die TV-Sender mit Pressemitteilungen & Co. von unserem Pressereferent Thorsten versorgt. Es gilt, Pressekonferenzen zu koordinieren, Sprechzettel zu verfassen und später auch das Pressezentrum zu leiten. Aber nicht nur das. Er stürzt sich in eine aufwändige Recherche und erstellt das SAiL-Magazin, das immerhin 120 Seiten stark ist. Für all das werden natürlich auch jede Menge Fotos benötigt. Das und die Betreuung der Homepage liegen in den Händen unsere Kollegin Tanja. Und Sonja, die Teamchefin, behält alles im Blick und ist Ansprechpartnerin für alles Mögliche und Unmögliche.
Auf der Fläche werkeln unterdessen unsere Kollegen (das Foto zeigt Sven, Lars und Felix. Es fehlen: Kay, Fabian und Andrzej), das begnadete Handwerkerteam. Buden müssen aufgebaut, über 230 Zäune gestellt, Flaggen gehisst, Absperrungen gesetzt, rund 200 Planen und Beschilderungen angebracht und Bühnen aufgebaut werden. Eine schweißtreibende Arbeit, die ein großes Maß an Planung und Logistik und nicht zuletzt ordentlich Muskelkraft erfordert. Dabei sind die Kollegen Wind und Wetter ausgesetzt. Die Erfahrung zeigt, dass der Wettergott es nicht immer gut mit ihnen meint. Mal brennt die Sonne unerbittlich vom Himmel und sie „zerfließen“ beim Verlegen von Holzböden in aufgeheizten Zelten. Ein anderes Mal lässt es Petrus in Strömen regnet. Dann ist das tatkräftige Team bis auf die Knochen durchnässt. Aber allen Widrigkeiten zum Trotz wird weitergemacht. Denn es gilt, alles pünktlich zur Eröffnung fertig zu haben.
Jeder Meter zählt
Die Fläche, die euch vielleicht groß erscheinen mag, wird beim Aufbau zum Engpass. Monate vor Beginn der SAiL Bremerhaven sichtet unsere Marktmeisterin Karolin die Bewerbungen der Schaustellerinnen und Schausteller. Es gilt, euch eine bunte Mischung mit Kulinarischem und Verkaufsware zu bieten. Dann wird das Veranstaltungsgelände metergenau mit einem Lauf-Messrad abgegangen. Sie bringt farbige Markierungen auf dem Boden an. So weiß später jeder Schaustellerbetrieb, wo er zu stehen hat. Und dabei gibt es keinen Spielraum mit vielleicht noch einem Meter mehr nach links oder rechts und schon gar nicht nach vor. Denn da müssen die Durchfahrten für Müllabfuhr und eventuelle Einsatzfahrzeuge breit genug sein. Bevor alle ihre Plätze einnehmen, werden aber noch die Strom-, Wasserver- und entsorgungsanschlüsse gelegt.
Die Administration der SAiL Bremerhaven
Im Büro kümmert sich Talika zwischenzeitlich um die rechtlichen Dinge, wie beispielsweise GEMA. Zu ihren Aufgaben gehört auch das Bühnen- und Musikprogramm. Ein weiteres wichtiges Projekt von ihr ist das Sicherheitskonzept. Dazu stimmt Talika sich eng mit Polizei, Feuerwehr und Bürger- und Ordnungsamt ab. Außerdem ist sie praktisch der Dreh- und Angelpunkt bei uns im Haus. Sie ist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Abteilungen. Es gilt, den Pressesprecher und das Social Media-Team der Kommunikationsabteilung mit Infos zu versorgen. Damit wir euch mit allem Wissenswerten versorgen können, teilt Talika uns unter anderem mit: Zeiten für Eröffnung, Walk Acts, wo spielen wann welche Bands, welche musikalische Unterhaltung gibt es auf dem Weindeck, welche Spezialitäten werden beim Street-Food-Festival angeboten…
Nur einen Schreibtisch weiter planen Svenja und Neele das Programm für den Alten Hafen und Museumshafen. Hier dürft ihr euch auf ein breites Wassersportangebot mit Stand up-Paddling und Kajak freuen. Viel Liebe stecken die beiden auch in die Entwicklung des Kinderprogramms und die Walk Acts. Neele ist auch die WoBiDu-Ansprechpartnerin. WoBiDu ist die Abkürzung von „Wo bist Du“ – einer Aktion, mit der eventuell verloren gegangene Kinder auf der SAiL Bremerhaven wieder mit ihren Eltern zusammengeführt werden. Ein extrem wichtiger Punkt. Denn, solltet ihr Eltern sein, könnt ihr euch sicher vorstellen, welch ein Schreck es ist, wenn mitten in der Menschenmenge auf einmal das eigene Kind verschwunden ist. Eine weitere Herzensangelegenheit von Svenja und Neele sind das Feuerwerk und die Laser-Show, auf die ihr sicher genauso gespannt seid wie wir.
Viele von euch freuen sich schon heute auf den farbenfröhlichen und turbulenten Seglerumzug. Die Formation mit den Mannschaften der Schiffe wird von acht Spielmannszügen begleitet, die für jede Menge Stimmung sorgen. Dieses Spektakel wird von Lisanne koordiniert, ebenso wie die Bordparty. Außerdem unterstützt sie Talika beim Bühnenprogramm und unsere Kollegin Chiara.
Die Areale der SAiL Bremerhaven
Die SAiL Bremerhaven findet ja nicht nur im Herzen der Stadt, den Havenwelten, statt, sondern auch im Schaufenster Fischereihafen. Dieses große Areal liegt in den Händen von Chiara. Dazu gehört alles von der Ausstellerakquise bis zur Betreuung vor Ort. Natürlich unterstützen sich die Kolleginnen samt der jüngsten Auszubildende, Talina, themenübergreifend untereinander. Und Henning, der Teamchef, behält die Übersicht über alles. Bei ihm läuft auch alles auf, was noch ungeplant dazu kommt. Dazu gehören beispielsweise Flächen für behindertengerechte Parkplätze zu finden oder auch einen Fahrradparkplatz, der aber auch noch zugänglich und nutzbar gemacht werden muss.
In der Destinationsabteilung klingeln derweil die Telefone heiß und die E-Mail-Postfächer quellen über. Hier treffen eure Anrufe mit Wünschen nach Auskünften, Reiseinfos und Souvenirbestellungen ein. Antworten werden versendet und Buchungen vorgenommen. Das Team mit Maike, Isabel, Kathrin, Tülay und Marc ist nicht nur Backstage, sondern später auch auf der Fläche, aktiv. Ihr trefft sie, wenn ihr einen Tagestörn gebucht habt, an der Gangway der Segelschiffe beim Einchecken.
An vorderster Front in den Tourist-Infos Hafeninsel und Schaufenster Fischereihafen freuen sich die Teams auf euren Besuch. Ihr Wissen scheint fast unerschöpflich. Karin, Yelena, Michael und die Azubis Lea und Fiona geben Tipps und Auskünfte zu beispielsweise: Liegeplätzen, Öffnungszeiten, öffentliche Toiletten, Programmpunkte, Bankautomaten, An- und Abreise und vieles mehr. Hier erhaltet ihr übrigens auch die Tickets für die begehrten Tagestörns auf den verschiedenen Segel- und Motorschiffen. Dazu müssen minutiöse Listen erstellt werden. Die Schiffe können nur kurz am Ponton festmachen, die Gäste an Bord nehmen und wieder Platz machen für das nächste Schiff. Eine wichtige Aufgabe, für die letztendlich der Teamchef Andreas verantwortlich ist.
Und solltet ihr mit dem Wohnmobil anreisen, begrüßen euch Frank und seine Teams mit einem „Herzlich Willkommen“. Wie in den Tourist-Infos haben auch sie jede Menge Infos und Tipps für euch parat.
Hand in Hand bei der SAiL Bremerhaven
Um solch ein internationales Windjammertreffen auf die Beine zu stellen und durchzuführen, sind viele, viele Akteure notwendig. Alle, von der Reinigungskraft, über Ehrenamtliche, Veranstalter, Gewerbetreibende, Ordnungshüter, Rettungskräfte, bis zu Ver- und Entsorgungsbetrieben und vielen, vielen mehr sind gleich wichtig. Denn eins greift ins andere. Jede und jeder unseres Teams ist stolz darauf, als kleines Rädchen an dem maritimen Großereignis SAiL Bremerhaven mitwirken zu dürfen. Wir freuen uns – und natürlich auch darauf, mit euch fünf tolle Tage SAiL Bremerhaven zu feiern.
