Was macht eigentlich eine MICE-Lotsin? Nee, wir reden hier nicht von einer Nagetieren-Bändigerin. Sondern von einer Expertin, die Meetings, Incentive, Conferences und Events – auf Deutsch: Tagungen und Kongresse – organisiert. Wir bei der Erlebnis Bremerhaven GmbH haben mit der Kollegin Sarah Barre eine echte MICE-Lotsin an Bord, die geschäftliche Veranstaltungen im kleinen und großen Rahmen für andere plant und realisiert. Für unsere aktuelle Podcast-Folge von „Bremerhaven funkt“ sind Kira und ich mit Sarah ins Gespräch gegangen.
Die MICE-Lotsin kümmert sich
Ihr plant eine Tagung und wisst noch nicht, ob Bremerhaven ein geeigneter Standort dafür ist? Ihr habt euch schon für Bremerhaven entschieden, braucht aber noch eine passende Location oder eine Unterkunft für die Teilnehmenden? Habt ihr schon, doch ihr möchtet eure Veranstaltung aufpeppen und wüsstet gern, wie? Sarah hat auf all diese Fragen – und noch viele andere mehr – gute Antworten. Denn sie kennt sich aus in unserer Stadt. Sie weiß, welche Räume für zehn, hundert oder 1000 Menschen geeignet sind, wo Fischbrötchen, Wasserbüffelburger oder gegrillte Grillen (!) das Buffet perfektionieren und wie man müde Tagungsteilnehmer*innen durch ein besonderes Rahmenprogramm wieder munter bekommt. Spoiler: Zum Beispiel durch den originellen Rundgang „Seemannsgarn, Legenden und Meer„.
Sarah ist seit Januar 2021 mit dieser Aufgabe betraut, seit 2019 gibt es diese Position in unserem Unternehmen. Mit der Schaffung einer solchen Stelle unterstreicht Bremerhaven seinen Anspruch, Tagungshauptstadt im Nordwesten werden zu wollen. Die MICE-Lotsin ist das konsequente servieceorientierte Angebot dazu. Denn Sarah ist eine echte „Kümmerin“.
Was die MICE-Lotsin können muss
Sie bezeichnet sich selbst als ein „To-Listen-Typ“. Wer weiß, was sie alles auf dem Schreibtisch hat, der ahnt, dass es ohne einen genauen Überblick über die Aufgaben auch gar nicht geht. So hat sie eigentlich immer Anfragen für Seminare oder interne Klausurtagungen zu beantworten, von denen noch gar nicht klar ist, ob diese jemals stattfinden. 15 Veranstaltungen hat sie tatsächlich in diesem Jahr schon organisiert, darunter „Jugend musiziert„, dessen Rahmenprogramm den vielen hundert jungen Künstler*innen und Familien die Stadt näher bringen sollte – um dann zu erleben, dass Corona die Veranstaltung komplett in den digitalen Raum verlegt hat und keine Besichtigungen, Rundgänge oder Partys möglich waren. Sie wickelte auch die Akkreditierung der „Elmloher Reitertage“ ab, eines der größten und traditionsreichsten Events der Reitbranche in Norddeutschland. Und sie war verantwortlich für das Rahmenprogramm des Jahrestreffens vom „Verband Deutscher Reisejournalisten“ im September, bei dem rund 60 Reisejournalist*innen auch die Stadt erkundeten, um dann darüber zu berichten. Hier zum Beispiel.
Ich habe viel Spaß am Organisieren.
Sarah Barre, MICE-Lotsin
Ich hatte Gelegenheit, Sarah bei der Vorbereitung auf das große VDRJ-Treffen zu beobachten und war schwer beeindruckt, wie schnell und sicher die junge Kollegin alle Details dieser Veranstaltung parat und im Griff hatte.
MICE-Lotsin
Auch die Komplexitität der Aufgabe will bewältigt werden. Keine Anfrage ist wie die andere, jede braucht eine individuelle Betreuung und Abwicklung. Herausfordernd auch der Vorlauf, der sich gerade in Pandemiezeiten für Sarah ergibt – die einen planen schon ein Jahr im Voraus, gerade kommen die Anfragen aber sehr kurzfristig.
Im Moment passiert gerade viel auf einmal und Sarah empfindet durchaus stressige Momente. Für 2022 freut sich unsere MICE-Lotsin auf einen größeren Kongress, dessen Thema „gut zu Bremerhaven passt“ wie sie es geheimnisvoll im Podcast formuliert. Man darf gespannt sein!
Im Gespräch ergeben sich dann noch zwei Aspekte, die den Job von Sarah treffend charakterisieren: „Zauberkasten“ und „Partnerschaftvermittlung“. Was es damit auf sich hat? Hört rein!
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